Projectplan ERP-SYSTEEM
Een belangrijk hulpmiddel bij de uitvoering van een (nieuw) project is het projectplan. Het projectplan bevat noodzakelijke informatie voor het management, de projectleiding en de projectmedewerkers. Een projectplan wordt opgesteld voorafgaand aan de feitelijke start van het project.
Inleiding
Dit projectplan gaat over de invoering van een nieuw ERP-systeem bij het bedrijf GoBlue. Het ERP-systeem dat op dit moment gebruikt wordt, is al aardig verouderd. Met de verwachting dat GoBlue sterk zal gaan groeien, is het verstandig om een nieuwer en moderner ERP-systeem te gaan gebruiken. Dit nieuwe ERP-systeem is eenvoudiger in gebruik en er zijn veel meer verschillende opties dan bij het verouderde ERP-systeem.
Projectopdracht
Het beoogde resultaat dat met de invoering van het nieuwe ERP-systeem bereikt wil worden is dat er effectiever gewerkt kan worden. Als er nog meer onderdelen van onder andere de administratie geautomatiseerd kunnen worden, scheelt dit veel tijd. Deze tijd kan weer goed gebruikt worden voor andere bedrijfsprocessen.
Reikwijdte van het project
Het project zal beperkt blijven tot het implementeren van het nieuwe ERP-systeem. Daardoor zal indirect wel aandacht geschonken worden aan bijvoorbeeld de administratie, omdat deze nauw verbonden is met het ERP-systeem. Daarnaast zal ook indirect aandacht worden geschonken aan de verwerking van bijvoorbeeld in- en verkooporders, omdat ook deze nauw verbonden zijn met het ERP-systeem. Het productieproces heeft bijvoorbeeld niks met het ERP-systeem te maken en daar zal dus geen aandacht aan geschonken worden tijdens de implementatie van het nieuwe ERP-systeem.
Projectorganisatie
De projectorganisatie bestaat uit: Laura Blaauw, Dianne Brink, Stijn van Grondelle, Wouter Herms en Peter Kok. De algemeen directeur is Stijn van Grondelle, hij zal dan ook niet nauw verbonden zijn met de invoering van het nieuwe systeem, maar wel willen weten of alles goed verloopt. Laura Blaauw en Dianne Brink zijn verantwoordelijk voor de administratie en voor verwerking van in- en verkooporders. Zij zullen dus de grootste taak hebben bij het invoeren van het nieuwe ERP-systeem. Zij zullen dus goed in de gaten moeten houden wat wel en niet goed gaat en waar verbeteringen aangebracht moeten worden. Wouter en Peter zijn verantwoordelijk voor de overige bedrijfsprocessen en zullen van dit project weinig meekrijgen.
Beoogde producten
Het uiteindelijke resultaat, zoals al benoemd bij de projectopdracht, is dat er effectiever te werk gegaan kan worden. Een goed werkende en bijna volledig geautomatiseerde administratie scheelt veel werk en tijd.
Fasering
In de eerste fase moet uitgezocht worden van welk nieuw ERP-systeem gebruik gemaakt gaat worden.
In de tweede fase moet een planning gemaakt worden van wanneer welk onderdeel van het ERP-systeem vervangen gaat worden.
De derde fase zal een testfase zijn. In deze fase zullen beide systemen nog werken. Aan het eind van deze fase kunnen dan de verschillen tegenover elkaar gezet worden om een goed beeld te krijgen of het nieuwe systeem daadwerkelijk beter werkt
De vierder fase is afhankelijke van de testfase. Is de testfase positief, dan zal de implementatie verder uitgewerkt worden. Is de testfase negatief, dan zal gezocht moeten worden naar een ander systeem.
De vijfde fase is de afrondingsfase, hierin zullen de puntjes op de i gezet worden en zal er gezorgd worden dat het systeem naar behoren werkt.
Tijdpad
Voor de hele implementatie van het nieuwe ERP-systeem wordt ongeveer een jaar gebruikt. Voor elke fase mag dus ongeveer 2 tot 3 maanden gebruikt worden. De tijd is ruim ingepland, maar GoBlue wil dan ook dat het systeem zo optimaal mogelijk werkt.
Belangengroepen
Degene die het meeste belang hebben bij de implementatie van het nieuwe ERP-systeem zijn Dianne en Laura. Zij werken er uiteindelijke dagelijks mee en voor hun blijft er veel tijd over voor andere dingen. De andere medewerkers van de organisatie zullen er uiteindelijk ook profijt van hebben, omdat Dianne en Laura nu sneller klaar zijn met de standaardwerkzaamheden zullen zij ook kunnen helpen met andere werkzaamheden. Daarnaast zal voor de andere medewerkers informatie sneller beschikbaar zijn.
Verantwoordelijk- en bevoegdheden
Laura en Dianne zijn verantwoordelijk voor de invoering van het nieuwe systeem. Stijn heeft de verantwoordelijkheid om de uiteindelijke beslissing te nemen over welk nieuw ERP-systeem gebruikt gaat worden. Dit gaat natuurlijk wel op basis van het advies van Laura en Dianne.
Communicatie
Na elke fase zal er een mail rondgaan naar alle medewerkers. In deze mail zal uitgebreid verslag uitgebracht worden over de voortgang van het project.
Mensen, middelen en kosten
Voor het implementeren van het nieuwe ERP-systeem zijn goede computers nodig. Aangezien GoBlue een nieuw bedrijf is, zijn de computers nog goed genoeg. Naast Dianne en Laura die met het programma aan de gang gaan, zal gebruikt worden gemaakt van een adviseur die aangeboden wordt bij het kopen van het nieuwe ERP-systeem. In totaal zullen de kosten ongeveer op €500.000,- uitkomen. Hierin zitten dan de arbeidsuren en het totale pakket verwerkt.
Kwaliteit
De kwaliteit blijft gewaarborgd doordat er na elke fase een uitgebreid verslag gegeven wordt. Doordat er de verplichting is om de rest van het personeel in te lichten, blijf je zelf gefocust en kan je ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft.
Risico’s en randvoorwaarden
De randvoorwaarden zullen zijn dat er binnen de tijd en binnen het budget gewerkt moet worden. Risico’s die er bestaan zijn dat het ERP-systeem uiteindelijk toch niet goed blijkt te werken en dat er dus veel geld en tijd in zit.
